L’Orchestrateur est un outil de planification de campagnes qui est utile lorsque plusieurs campagnes sont prévues dans la même semaine et visent possiblement les mêmes contacts. Son objectif est simple : envoyer les bons messages, au bon moment, sans sur-solliciter.
Concrètement, l’Orchestrateur repose sur deux principes fondamentaux : les règles de fréquence et les niveaux d’importance.
Les règles de fréquence déterminent combien de communications un contact peut recevoir par jour ou par semaine. Les niveaux d’importance indiquent la priorité des campagnes. En combinant ces éléments, l’Orchestrateur calcule la meilleure répartition des envois afin de réduire les exclusions, de mieux prioriser et d'offrir une vue claire des résultats avant l’envoi.
Dans cet article, vous apprendrez comment orchestrer une semaine de campagnes.
❗ACTUELLEMENT, L’ORCHESTRATEUR EST UNIQUEMENT DISPONIBLE EN VERSION BETA POUR CERTAINS CLIENTS.
Forfait requis : Accélérer |
Limitations
- Seulement les envois en lot (batch) sont supportés par l'orchestrateur. Il n'est donc pas possible de faire des envois unitaires, ni d'inclure des campagnes automatisées.
- Le calcul peut aller de quelques secondes à quelques heures selon le volume des campagnes à calculer.
- L'orchestrateur supportent les canaux suivants : Courriels, SMS et Push.
- Il n'est pas possible d'utiliser Pression commerciale et l'orchestrateur dans le même projet.
- Les ciblages deviennent figés une fois l'orchestration approuvée. Si un contact devient inéligible (ex. : désabonnement), il sera toutefois exclus. Les règles d'éligibilité continuent de s'appliquer au moment de l'envoi.
Étape 1 : Configurer l'orchestrateur
1.1 Rendez-vous dans Projet → Autres configurations et cliquez sur Orchestrateur :
1.2 Activez l'orchestrateur.
1.3. Modifiez les configurations. Vous devez avoir les permissions en tant qu'utilisateur pour configurer l'orchestrateur.
Règles de fréquence
Les règles de fréquence vous permettent de définir une limite du nombre de communications par canal que vos contacts pourront recevoir par jour et/ou par semaine calendrier (lundi au dimanche).
Vous pouvez d'une part modifier la règle par défaut. De l'autre, vous pouvez créer des règles personnalisées pour des groupes, des personas ou Tous les contacts à votre règle de fréquence. Vous pouvez appliquer cette règle à un canal de communication. Si vous créez plusieurs règles, vous pourrez déterminer leur priorité en les réorganisant dans la liste des règles.
Niveaux d’importance
Pour que l’Orchestrateur fonctionne, sa configuration comportera un système de niveaux d’importance. Ce système permet d’attribuer un niveau d’importance à vos types de communications. Il existe trois niveaux d’importance :
- Normal : Les campagnes normales sont décomptées dans les limites de fréquence, et ne peuvent pas les dépasser.
- Élevé : Les campagnes élevées sont décomptées dans les limites de fréquence, mais peuvent les dépasser.
- Prioritaire : Les campagnes prioritaires ne sont pas décomptées dans les limites de fréquence.
À noter qu’il sera aussi possible de remplacer un niveau d’importance attribué à un type de communication lors de l’édition des détails d’une campagne.
Alertes
Vous pourrez configurer des alertes sur deux indicateurs afin de vous aider à déterminer si une orchestration vous convient :
- Taux de déperdition Pourcentage de contacts exclus d’une campagne
- Dépassement de limite
Ces alertes seront affichées sur les campagnes en question après une première orchestration pour vous aider à décider des prochaines actions plus rapidement.
Éligibilité des campagnes (facultatif)
Cette configuration permet d'ajouter une valeur d'attribut de sécurité pour limiter les utilisateurs qui peuvent orchestrer des campagnes.
Étape 2 : Planifier les campagnes
Les campagnes planifiées apparaissent dans le calendrier des campagnes. Les campagnes Brouillons seront incluses dans l'orchestration. Vous pouvez donc créer des campagnes sans contenu final à l'avance. Assurez- vous toutefois de compléter et d'approuver chaque campagne avant sa date de l'envoi. Lorsque vous aurez ajouté toutes les campagnes pour la semaine, vous pouvez passer à l'étape suivante.
Étape 3 : Calculer l'orchestration
3.1 Dans le haut du calendrier, cliquez sur Orchestrer une semaine :
3.2 Sélectionnez la semaine à orchestrer.
3.3 Indiquez la priorité pour chaque campagne :
3.4 Cliquez sur Suivant. Si vous avez plusieurs campagnes avec un niveau d'importance Normal, vous pourrez les classer en ordre de priorité.
3.5 Cliquez sur Lancer l'orchestration. Le calcul peut prendre de quelques secondes à quelques heures selon le volume à traiter.
❗Il est recommandé de ne pas orchestrer une semaine trop longtemps à l'avance. Les contacts ajoutés ou abonnés après le calcul ne seront pas inclus dans l'orchestration. Une fois l'orchestration lancée, les audiences sont figées jusqu'à la prochaine orchestration.
Étape 4 : Approuver l'orchestration
4.1 Analysez les résultats du calcul et cliquez sur Appliquer l'orchestration si cela vous convient :
Les campagnes Brouillon sont incluses dans le calcul, mais elles doivent être complétées et approuvées pour être envoyées.
FAQ
Les contacts ajoutés après l’orchestration sont-ils inclus dans le calcul?
Non. Les contacts ajoutés au projet après l’orchestration ne sont pas inclus dans le calcul. Pour les prendre en compte, vous devez désorchestrer la semaine, puis relancer une nouvelle orchestration.
Que se passe-t-il si j’ajoute une campagne après avoir orchestré une semaine?
La campagne ne sera pas incluse dans l’orchestration. Elle sera envoyée indépendamment des règles de fréquence et des niveaux d’importance. Pour l’inclure, vous devez désorchestrer la semaine, ajouter la campagne, puis relancer l’orchestration.
Que se passe-t-il si je modifie la date d’une campagne?
Vous devez désorchestrer la semaine, modifier la date, puis relancer l’orchestration. Si des campagnes ont déjà eu lieu, elles seront pris en compte dans le nouveau calcul.
Que se passe-t-il si je désorchestre une semaine déjà commencée?
Les campagnes déjà envoyées ne sont pas annulées. Lors d’une nouvelle orchestration, ces envois sont pris en compte dans le calcul.
Que se passe-t-il si j’annule une campagne?
Deux options s’offrent à vous :
- Désorchestrer la semaine, annuler la campagne, puis relancer l’orchestration pour obtenir un nouveau calcul.
- Annuler la campagne sans désorchestrer : dans ce cas, le calcul de l’orchestration n’est pas mis à jour.
Que se passe-t-il si j’orchestre en cours de semaine?
L’Orchestrateur tient compte des envois déjà effectués et ajuste la répartition des campagnes restantes en conséquence.