Si vous devez faire plusieurs fois la même assignation de champs entre le fichier source et le fichier cible, il peut s'avérer utile de créer un format de fichier pour que, au moment de l'import, un format de fichier existant puisse être sélectionné afin que l'assignation des champs soient pré-établie. L'utilisation d'un format de fichier existant réduit le temps nécessaire à la définition de l'import et évite de devoir réassigner les champs à chaque importation de données.
Il existe deux façons de créer un format de fichier :
- La première méthode, et aussi la plus simple, consiste à enregistrer l'assignation lors du premier import, de sorte à pouvoir la réutiliser par la suite. Cette procédure se fait lors de l'import, dans la section Assignation des champs, en cochant l'option Conserver ce format de fichier pour le réutiliser dans un import futur. Pour plus d'informations sur l'assignation... Importer des contacts depuis un fichier externe, Importer les contacts d'un autre projet ou Importer des données dans une table relationnelle.
- La deuxième méthode, plus complexe, consiste à configurer à l'avance le format de fichier, et ce avant même d'exécuter toute importation de données. Bien que cette procédure soit plus couramment utilisée pour créer les formats de fichier pour l'exportation, elle peut quand même être utilisée pour l'importation.
Peu importe la méthode utilisée, tous les formats de fichiers créés s'affichent dans la liste des formats de fichiers.
Comment faire
- Allez sous Configuration > Imports / Exports >Formats de fichiers.
- Dans la section Créer le format, entrez le nom du format ainsi que le nombre de ligne d'en-têtes à ne pas importer. Par exemple, si la première ligne de votre fichier source renferme les titres de chaque colonne, il n’est pas nécessaire d'importer cette ligne puisqu'il ne s'agit pas d'informations sur les contacts.
- Cliquez sur Créer le format.
- Une fois le format créé, une section intitulée Champs s'affiche pour permettre d'ajouter les champs du projet qu'on souhaite faire correspondre aux champs du fichier source.
Les champs qui figurent dans la liste déroulante correspondent à tous les champs du projet courant, présenté dans le même ordre. La liste affiche également les champs dministratifs figurant dans le profil du contact, soit :
Identifiant de contact = idContact Clé de validation = clKey Date de création = Créé le (date) Date de modification = Modifié le (date) isActive = Statut du contact (actif ou inactif) - Pour ajouter un champ, il suffit de sélectionner le champ en question dans la liste déroulante et de cliquer ensuite sur le bouton Ajouter.Le champ s'affichera alors dans le tableau des champs.
- Si vous ajoutez un champ de date, tel que Date de création, vous devrez également en préciser le format, soit Format par défaut (aaaa.MM.jj) ou Personnalisé. Assurez-vous que le format précisé est bel et bien celui utilisé pour le champ en question, sinon une erreur sera générée au moment de l'import.
- Le numéro des colonnes correspond à la position des colonnes dans le fichier Excel. Pour définir l'assignation, il faut faire concorder les colonnes avec les champs pertinents. Si vous voulez modifier les concordances, il suffit d'utiliser les flèches
jusqu'à ce que le numéro de la colonne corresponde au bon champ.
* Faites attention de ne pas assigner plus d'un champ à une même colonne !